Udana współpraca z biurem rachunkowym to jeden z ważniejszych elementów udanego prowadzenia firmy. Rozliczenia, podatki, księgowość – poradzenie sobie z tym samodzielnie i pogodzenie obowiązków księgowości z prowadzeniem firmy jest trudne, jeśli nie niemożliwe. Z tego też powodu wiele osób poszukuje dobrego biura rachunkowego już na początku swojej zawodowej kariery. Zdarza się jednak, że obecna współpraca z biurem rachunkowym przestaje satysfakcjonować. Kiedy warto zmienić biuro rachunkowe na nowe i jak poprawnie zabrać się do problemu?
Kiedy zmiana biura rachunkowego będzie dobrym rozwiązaniem
Obowiązki biura rachunkowego wobec klienta oraz klienta wobec biura są zwykle dokładnie rozpisane w umowie pomiędzy stronami. Niestety, zdarza się że kontakt z obecnym biurem staje się po czasie utrudniony, lub wręcz niemożliwy. Sytuacje, w których klient ma problemy z porozumieniem się ze swoim biurem rachunkowym i nie może wyegzekwować od nich wykonania zleconych czynności zdarzają się niestety dość często. Na takie działanie biura nie można jednak zezwolić. Zarówno biuro, jak i klient, mogą ubiegać się o odstąpienie od umowy współpracy w przypadku, gdy strony nie wywiązują się ze swoich obowiązków.
Zdarzyć się również może, że biuro jest zwyczajnie zbyt powolne w wykonywaniu zleceń i nie realizuje ich w wyznaczonym czasie lub wykonuje swoje zadania nierzetelnie i tym samym naraża klienta na utratę wiarygodności w oczach pracowników i klientów. To oczywiście sytuacja równie niedopuszczalna, będąca podstawą do zmiany biura rachunkowego na nowe. Niezależnie od powodu, dla którego zdecydujemy się zmienić biuro, warto pamiętać o jednym – prawidłowe przeniesienie dokumentów i przekazanie wszelkich istotnych informacji to podstawa utworzenia lepszej relacji z nowym biurem. Jak przenieść dokumentację do nowego biura?
Przekazywanie dokumentów do nowego biura
Uczciwe biura rachunkowe nie powinny mieć większego problemu z ułatwieniem klientowi przekazania dokumentów księgowych do nowego biura. Nowe biuro, z którym nawiązujemy współpracę, może więc w imieniu klienta pojawić się w siedzibie starego biura i samodzielnie odebrać od nich wszelkie dokumenty (oraz dopełnić formalności związane z ich przekazaniem). Jeśli jednak przedsiębiorca zechce odebrać dokumenty samodzielnie, zadanie to nie powinno stanowić większego problemu.
Po rozwiązaniu umowy, biuro rachunkowe ma obowiązek oddania swojemu (byłemu już) klientowi oryginałów wszystkich przekazanych dokumentów, w tym faktur, umów, rachunków, wyciągów bankowych, czy potwierdzeń zapłaty. Ponadto biuro musi przekazać przedsiębiorcy wszystkie dokumenty sporządzone w jego imieniu, a więc wszelkie księgi podatkowe, rejestry VAT, ewidencje środków trwałych i wyposażenia, deklaracje rozliczeniowe i podatkowe oraz całą dokumentację związaną z kadrami i płacami. Nowe biuro powinno zostać poinformowane o działaniach, jakie prowadzone były za pośrednictwem poprzedniego biura i trwają nadal oraz przekazać do nowego biura wszelką wymienioną dokumentację odzyskaną z poprzedniego biura.
Artykuł powstał we współpracy z biurem rachunkowym Constans: http://constans.co/